Dossier contabile pronto per l'esportazione: documenti, scritture ed export riuniti
Il risultato non è solo una scrittura: è un dossier contabile pronto da trasmettere, esportare o conservare da voi.
Un dossier incompleto costa tempo
Scritture esportate senza documenti strutturati, o documenti senza scritture collegate, non costituiscono un dossier pronto. A fine trimestre, ricostruire il legame documento ↔ scrittura o preparare uno ZIP per la fiduciaria diventa urgente. Concretamente: scritture esportate ma documenti ancora in caos, nessuno ZIP coerente da trasmettere alla fiduciaria, numerazione documenti non allineata agli export contabili, dossier da ricostruire prima del controllo o archivio, export isolato senza contesto documentale. Esempio: lo scenario demo Alpine Menuiserie SA conclude con un export Crésus e uno ZIP di documenti numerati (01_2026-01-15_Swisscom_….pdf, 03_2026-02-03_Aligro_….pdf…) — dossier pronto per import ERP o trasmissione alla fiduciaria, da scaricare e archiviare da voi prima della purge server (~48h).
Cosa significa « dossier pronto » con Cortex
- Documenti strutturati — Giustificativi separati, rinominati e numerati — allineati alla numerazione degli export.
- Scritture validate da voi — Registrazioni proposte e controllate, rilette e validate prima dell'export.
- Export verso i vostri strumenti — Export nativo verso Crésus, WinBiz, Abacus, Sage, Banana o formati CSV/Excel secondo il vostro software.
- ZIP documenti contabili — Archivio ZIP di PDF rinominati e numerati — pronto da trasmettere o conservare da voi.
- Trasmissione alla fiduciaria — Un dossier coerente per mandato: documenti + scritture + export — non file sparsi.
Cosa Cortex non pretende di fare
- Non conservazione 10 anni su Cortex — Cortex elimina le fonti entro ~48h. Archiviate ZIP ed export da voi secondo i vostri obblighi.
- Non export universale — Cortex esporta verso formati supportati (Crésus, WinBiz, Abacus, ecc.) — non verso ogni software sul mercato.
- Non sostituzione ERP — Cortex prepara il dossier a monte. Il vostro software contabile resta lo strumento di riferimento.
- Non dossier validato automaticamente — Il dossier pronto è il risultato della vostra validazione — Cortex organizza e propone, voi validate.
Casi d’uso
- PMI — Ridurre lo smistamento e la ripresa manuale dei documenti non ordinati, mantenendo la validazione delle registrazioni.
- Fiduciario — Ricevere dossier clienti strutturati (documenti numerati, registrazioni proposte) senza cambiare ERP.
- Indipendente — Depositare i giustificativi, validare le proposte, esportare nel software abituale.
Casi pratici svizzeri — consegnare un dossier completo
Scenario demo: chiusura trimestrale Alpine → Crésus + ZIP
Scenario demo: Alpine Menuiserie SA produce un export Crésus e uno ZIP (01_2026-01-15_Swisscom_….pdf, 03_2026-02-03_Aligro_….pdf…). Il dossier è pronto da importare o trasmettere dopo la vostra validazione delle scritture.
Consegna alla fiduciaria (Zurigo) — un mandato, uno ZIP
Invece di una cartella Drive disordinata, la fiduciaria riceve documenti numerati e un file di scritture allineato. Mantiene ERP e responsabilità; Cortex organizza soltanto il lavoro a monte.
Indipendente (Ticino) — archivio NAS prima della cancellazione
Dopo l’export Banana o CSV, l’indipendente scarica lo ZIP e lo archivia sul NAS. Cortex elimina i PDF sorgente entro circa 48 ore — la conservazione legale resta a suo carico.
Dossier incompleto vs dossier pronto
| Dossier incompleto | Cortex — Dossier pronto | |
|---|---|---|
| Documenti | Scritture esportate, documenti ancora in caos | Documenti strutturati e scritture allineate |
| Trasmissione | Nessuno ZIP coerente per la fiduciaria | ZIP numerato allineato alla numerazione degli export |
| Export | Export isolato senza contesto documentale | Export ERP e ZIP documenti riuniti in un unico dossier |
| Conservazione | Ricostruzione urgente a fine trimestre | Dossier pronto da archiviare da voi in continuo |
| Responsabilità | Nessuna validazione formalizzata | Dossier validato da voi prima della consegna |
Contenuto di un dossier pronto Cortex
| Elemento | Ruolo | Dove risiede in seguito |
|---|---|---|
| Documenti PDF numerati | Giustificativi utilizzabili | ZIP da voi / presso la fiduciaria |
| Scritture validate da voi | Giornale proposto e poi accettato | Export verso Crésus, WinBiz, Abacus… |
| File di export ERP | Import nel vostro software | Il vostro ERP come riferimento contabile |
| Fonti su Cortex | Elaborazione temporanea | Eliminate entro ~48h — non un archivio di 10 anni |
Dossier pronto ≠ dossier validato dalla macchina
- Risultato della vostra validazione — Un dossier pronto unisce i pilastri 1 e 2: documenti strutturati più scritture validate da voi. Cortex non applica uno stato «validato automaticamente».
- ERP invariato — Crésus, WinBiz, Abacus, Sage e Banana restano gli strumenti di riferimento. Cortex alimenta tramite export — non sostituisce l’ERP.
- Conservazione da voi — Per gli obblighi di archivio, spesso 10 anni in Svizzera, conservate ZIP ed export fuori da Cortex. Il prodotto elimina rapidamente i PDF sorgente.
FAQ — dossier contabile pronto
Cos'è un dossier contabile pronto per l'esportazione?
Un insieme coerente: documenti strutturati, registrazioni proposte e controllate validate da voi, export ERP e ZIP — pronto da trasmettere, esportare o conservare da voi.
Posso scaricare uno ZIP di documenti?
Sì — uno ZIP di PDF rinominati e numerati, allineato alla numerazione degli export. Archiviatelo sul vostro NAS, nella GED o presso la fiduciaria.
Cortex sostituisce Crésus, WinBiz o Abacus?
No. Cortex alimenta questi software via export nativo. Il vostro ERP resta lo strumento contabile di riferimento.
Come trasmettere il dossier alla mia fiduciaria?
Esportate scritture e ZIP. La fiduciaria riceve un dossier strutturato per mandato con documenti e scritture allineati — senza che Cortex la sostituisca.
Il dossier è validato automaticamente dopo l’export?
No. Sono esportate soltanto le scritture che avete validato. Il dossier pronto rappresenta la vostra decisione, non una validazione della macchina.
Dove conservare il dossier dopo l'export?
Da voi — NAS, GED interna o presso la fiduciaria. Cortex non conserva i PDF a lungo termine.
Cosa succede ai documenti dopo l'export?
I PDF sorgente sono eliminati su Cortex entro ~48h. Scaricate export e ZIP prima della purge.