Comptabilité Organisée
Du vrac documentaire au dossier comptable numéroté, contrôlable et prêt à conserver chez vous — Cortex prépare, vous validez.
Qu'est-ce que la Comptabilité Organisée ?
La Comptabilité Organisée transforme le vrac documentaire en dossier comptable structuré et contrôlable — pièces séparées, renommées, numérotées, écritures proposées avec contrôle TVA, exportables vers vos logiciels, ZIP à archiver chez vous. Ce n’est ni un OCR isolé (champs sans dossier), ni une IA qui valide seule, ni un ERP all-in-one. Face aux guides fiduciaires sur la tenue des livres (CO) et aux outils qui promettent l’autonomie, Cortex assume le rôle d’amont documentaire : préparer un dossier revisible, laisser la décision à l’humain, laisser l’archivage légal chez vous.
Comment Cortex remet le dossier
- Déposez — Vrac accepté : PDF multi-pages, lots, scans, photos.
- Structurez — Séparation, renommage, numérotation cohérente.
- Comptabilisez — Écritures proposées et contrôlées — validation humaine.
- Remettez — Export ERP + ZIP à archiver chez vous.
Neuf étapes du vrac au dossier prêt
- Le vrac arrive tel quel — PDF multi-pages, photos, scans — un seul dépôt suffit.
- Chaque document, isolé — 1 PDF → 10 pièces distinctes. Fini les pages collées.
- Nommées automatiquement — Date, fournisseur, montant — lisibles d'un coup d'œil.
- Numérotées pour le dossier — Neuf pièces achats (P-001 à P-009) — numérotation cohérente dans l'export et le ZIP.
- Écritures proposées — Cortex propose l'écriture — vous validez.
- Contrôlées avant validation — TVA 8.1 / 2.6 / 3.8 % vérifiée. Écriture équilibrée.
- Un clic — la pièce — Chaque écriture retrouve sa pièce justificative pendant la relecture.
- Vers votre logiciel — Export natif vers 6+ logiciels suisses (Crésus, WinBiz, Abacus…) — sans changer d'ERP.
- Dossier prêt — chez vous — ZIP numéroté à archiver chez vous. Téléchargez avant purge serveur (~48 h).
Qui utilise la Comptabilité Organisée ?
- PME qui gardent leur ERP — Bexio, KLARA, Crésus ou WinBiz restent le système de production ; Cortex allège le tri et la reprise des justificatifs avant import.
- Indépendants en fin de mois — Déposer le vrac, récupérer un ZIP numéroté et des écritures à valider avant envoi à la fiduciaire — sans changer d’outil.
- Cabinets multi-mandats — Un espace par client, propositions à revoir, export vers le logiciel du mandat — complément d’Accounto ou d’un ERP cabinet, pas un remplacement du mandat.
Cas pratiques
Lot PDF multi-pages
Exemple type : un PDF mélangé devient des pièces séparées, renommées et numérotées — puis des écritures proposées à valider. Contexte : Comptabilité Organisée en Suisse.
Transmission fiduciaire
Le client dépose le vrac ; Cortex structure ; la fiduciaire reçoit un dossier exploitable, pas un sac de scans.
OCR seul vs Comptabilité Organisée
| OCR seul | Cortex — Comptabilité Organisée | |
|---|---|---|
| Résultat | Extraction de champs isolés (montant, date, fournisseur) | Dossier comptable structuré, pièces numérotées, export prêt |
| Pièces | Documents bruts, non séparés ni renommés | Pièces séparées, renommées et numérotées |
| Écritures | Aucune proposition d'écriture | Écritures proposées, contrôlées, validées par vous |
| Dossier final | Pas de dossier exploitable | Export ERP + ZIP structuré prêt à conserver chez vous |
| Promesse | Lire un document | Organiser le dossier de bout en bout |
Confiance et responsabilité
- Validation humaine — Cortex propose et contrôle. La validation des écritures et la responsabilité comptable restent humaines — validation humaine obligatoire avant tout export.
- Conformité suisse (nLPD) — Les documents sources sont purgés côté Cortex sous environ 48 h. Exportez et archivez le ZIP dossier chez vous ou chez votre fiduciaire.
- Ne remplace pas la fiduciaire ni l’ERP — Cortex organise en amont. Votre fiduciaire et votre logiciel (Crésus, WinBiz, Abacus…) restent le cadre de référence.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que la Comptabilité Organisée ?
La transformation de vos pièces en vrac en dossier structuré et contrôlable : pièces séparées, renommées, numérotées, écritures proposées et contrôlées, exportables vers vos logiciels — sans remplacer votre ERP.
En quoi est-ce différent d'un OCR (AccountEX-style) ?
Un OCR extrait des champs. La Comptabilité Organisée livre le dossier : organisation, contrôle TVA, export et ZIP chez vous. Pas de promesse de précision % — voir /ocr-comptable pour la techno, ici pour le cadre produit.
Cortex remplace-t-il KLARA, Bexio ou Accounto ?
Non. Ces outils couvrent facturation, banque ou cockpit fiduciaire. Cortex est l’amont documentaire : vous gardez leur stack et importez un dossier déjà organisé.
Comment les pièces sont-elles nommées et numérotées ?
Renommage automatique selon date, fournisseur et montant. Numérotation cohérente dans les exports et le ZIP (ex. 01_, 02_…). Suite du parcours : /pieces-comptables-structurees.
Puis-je télécharger un dossier ZIP ?
Oui — ZIP de pièces PDF renommées et numérotées, aligné sur la numérotation des exports comptables. À archiver chez vous avant purge serveur (~48 h).
Qui assume la conservation légale des pièces ?
Vous ou votre fiduciaire. Cortex purge les PDF sources ~48 h après traitement et n’est pas un archivage légal longue durée. Exportez le ZIP ; la tenue des livres (CO) reste hors plateforme.
Cortex remplace-t-il mon logiciel comptable ?
Non — couche amont. Cortex organise et prépare ; vous importez dans Crésus, WinBiz, Abacus ou autre. Voir /integrations et /features.
Où voir tarifs, démo et engagements ?
Tarifs : /pricing. Démo sans inscription : /demo. Engagements produit : /signature. FAQ générale : /faq.
Les contrôles TVA sont-ils faits par l’IA ?
Non. Le calcul TVA et l’équilibre débit/crédit passent par un moteur de règles déterministe, sans LLM, avant que l’écriture ne vous soit présentée. L’IA propose la nature de l’écriture ; elle ne valide jamais seule les chiffres.
Cortex remplace-t-il la fiduciaire ?
Non. Cortex structure et prépare le dossier. La fiduciaire (ou vous) valide et tient la responsabilité comptable.