Confidentialité
Comprendre le traitement de vos données.
Les données utilisées pour préparer vos dossiers, les prestataires techniques, la conservation et les moyens d’exercer vos droits auprès de Cortex.
1. Votre interlocuteur
Cortex-Compta est votre interlocuteur pour le fonctionnement du service et les demandes relatives aux données. Contact : admin@cortex-compta.ch — Rue de la Filature 17 - 1227 Carouge, Suisse.
Si vous traitez les documents de vos clients, vous devez disposer des autorisations nécessaires et définir vos responsabilités avec eux. Demandez les informations contractuelles sur le traitement avant de confier des données soumises à des exigences particulières.
2. Les données concernées
Le service utilise les données du compte, les documents déposés et les informations nécessaires à leur préparation. Les données extraites peuvent identifier une personne ou une entreprise : elles ne sont pas automatiquement anonymes.
- Compte : identité, adresse e-mail, paramètres et droits d’accès.
- Dossier : fichiers, images, texte lu, fournisseurs, clients, montants, dates, références et propositions.
- Utilisation : traitements, consommation, exports et événements techniques nécessaires au fonctionnement.
- Relation : messages de support et informations liées à l’abonnement.
3. Pourquoi ces données sont utilisées
Les données servent à fournir la préparation documentaire, gérer les comptes et abonnements, assurer la sécurité, résoudre les incidents et répondre aux demandes.
Les traitements nécessaires au service s’inscrivent dans la relation contractuelle. D’autres traitements peuvent répondre à une obligation légale ou, lorsque cela est requis, à votre consentement. Ne transmettez que les informations nécessaires au dossier.
4. Prestataires et lieux de traitement
Les serveurs de Cortex sont hébergés chez Infomaniak, en Suisse. Cortex s’appuie aussi sur des prestataires techniques dont le code du service nomme explicitement : Google Cloud Vision pour la lecture OCR, OpenAI pour certaines propositions, Neon pour la base PostgreSQL, Stripe pour le paiement des abonnements, Brevo pour l’envoi des e-mails transactionnels, et Sentry pour le suivi technique des erreurs lorsque cette configuration est active.
L’hébergement des serveurs chez Infomaniak ne signifie pas que tous les traitements ont lieu en Suisse. Les pays et les garanties contractuelles applicables à Neon, Stripe, Brevo, Google Cloud Vision, OpenAI et Sentry restent à confirmer auprès de ces prestataires. Contactez-nous avant de déposer des données si leur localisation conditionne votre décision.
Les prestataires intervenant dans le service ne doivent pas être confondus avec un partage à des fins publicitaires. Des données peuvent aussi être communiquées lorsque la loi l’exige.
5. Conservation : plusieurs catégories, plusieurs durées
La règle de conservation retenue par Cortex vise la suppression des fichiers sources des documents comptables sous 48 heures à compter du dépôt. Elle concerne les pièces déposées, pas les données comptables qui en sont extraites. Ce délai est un choix de Cortex, pas une durée générale imposée par le RGPD.
La mise en œuvre effective de ce délai reste à vérifier avant de le présenter comme garanti. Les informations extraites et les écritures suivent une conservation séparée : elles restent disponibles pour les utilisateurs autorisés tant que leur compte existe. La consultation et l’export de ces données restent accessibles gratuitement après la fin de l’abonnement, tant que le compte existe. La suppression des fichiers sources ne doit pas les effacer.
Les informations nécessaires au compte, à la facturation, à la sécurité ou aux obligations légales peuvent être conservées séparément. Contactez-nous pour préciser les durées applicables et le traitement d’une demande de suppression.
Cortex ne remplace pas votre dispositif d’archivage légal. Conservez les pièces et exports nécessaires selon vos obligations.
6. Mesures de protection
L’accès aux dossiers repose sur l’authentification, les droits des utilisateurs et la séparation des espaces. Les mots de passe sont stockés sous forme de hachage. Les communications du site utilisent HTTPS.
Protégez vos identifiants, activez les moyens de sécurisation proposés et vérifiez les accès de votre équipe. Aucune mesure ne permet de garantir l’absence totale d’incident.
7. Cookies et mesure d’utilisation
Le site et l’application utilisent des mécanismes nécessaires à la session, à la sécurité et à vos préférences. Ces mécanismes ne sont pas soumis au bandeau de mesure d’audience.
Google Analytics 4 n’est chargé qu’après un choix explicite d’acceptation. Tant que vous n’avez pas décidé, ou si vous refusez, le navigateur n’appelle pas googletagmanager.com et n’envoie pas d’événement de mesure à notre relais. Vous pouvez accepter, refuser, puis modifier ce choix depuis cette page ou le bandeau.
Une préférence de langue, le choix de mesure ou un code d’attribution peut être conservé dans le stockage local du navigateur. Le suivi technique des erreurs (Sentry) dépend de la configuration du service et n’est pas la mesure d’audience. Contactez-nous pour les durées encore non documentées ici.
8. Vos droits et vos demandes
Selon le droit applicable, notamment la loi suisse sur la protection des données et le RGPD lorsque celui-ci s’applique, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur suppression ou, dans les cas prévus, leur remise ou leur transfert.
Vous pouvez aussi faire valoir une opposition ou retirer un consentement lorsque ces droits s’appliquent. Certaines données peuvent devoir être conservées en raison d’obligations légales.
Écrivez à admin@cortex-compta.ch en précisant votre demande. Des éléments permettant de vérifier votre identité peuvent être nécessaires. Vous pouvez vous adresser à l’autorité de protection des données compétente.
Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence
9. Évolution de cette politique
Cette politique est mise à jour lorsque le service ou ses conditions de traitement évoluent. Les changements qui affectent la relation contractuelle font l’objet de l’information appropriée. Version du 11 septembre 2026.