Dossier comptable prêt : pièces, écritures et export réunis
Le résultat n'est pas seulement une écriture : c'est un dossier comptable prêt à transmettre, exporter ou conserver chez vous.
Un dossier incomplet coûte du temps
Avoir des écritures exportées sans pièces structurées, ou des pièces sans écritures liées, ne constitue pas un dossier prêt. En fin de trimestre, reconstituer le lien pièce ↔ écriture ou préparer un ZIP pour la fiduciaire devient une urgence. Concrètement : écritures exportées mais pièces encore en vrac, pas de ZIP cohérent pour transmettre à la fiduciaire, numérotation des pièces désalignée des exports comptables, dossier à reconstituer avant contrôle ou archivage, export isolé sans contexte documentaire. Exemple : le scénario démo Alpine Menuiserie SA aboutit à un export Crésus et un ZIP avec des pièces numérotées (01_2026-01-15_Swisscom_….pdf, 03_2026-02-03_Aligro_….pdf…) — dossier prêt à importer dans votre ERP ou à transmettre à votre fiduciaire, à télécharger et archiver chez vous avant purge serveur (~48 h).
Ce que signifie « dossier prêt » avec Cortex
- Pièces structurées — Justificatifs séparés, renommés et numérotés — alignés sur la numérotation des exports.
- Écritures validées par vous — Écritures proposées et contrôlées, relues et validées avant export.
- Export vers vos outils — Export natif vers Crésus, WinBiz, Abacus, Sage, Banana ou formats CSV/Excel selon votre logiciel.
- ZIP pièces comptables — Archive ZIP des pièces PDF renommées et numérotées — prête à transmettre ou à conserver chez vous.
- Transmission à la fiduciaire — Un dossier cohérent par mandat : pièces + écritures + export — pas des fichiers éparpillés.
Ce que Cortex ne prétend pas faire
- Pas de conservation 10 ans dans Cortex — Cortex purge les sources sous environ 48 h. Archivez le ZIP et l'export chez vous selon vos obligations.
- Pas d'export universel — Cortex exporte vers les formats supportés (Crésus, WinBiz, Abacus, etc.) — pas vers tous les logiciels du marché.
- Pas de remplacement ERP — Cortex prépare le dossier en amont. Votre logiciel comptable reste l'outil de référence.
- Pas de dossier validé automatiquement — Le dossier prêt est le résultat de votre validation — Cortex organise et propose, vous validez.
Cas d’usage
- PME — Réduire le tri et la reprise manuelle sur le vrac documentaire, tout en gardant la validation des écritures.
- Fiduciaire — Recevoir des dossiers clients structurés (pièces numérotées, écritures proposées) sans changer d’ERP.
- Indépendant — Déposer les justificatifs, valider les propositions, exporter vers le logiciel habituel.
Cas pratiques suisses — remettre un dossier complet
Scénario démo : clôture trimestrielle Alpine → Crésus + ZIP
Scénario démo : Alpine Menuiserie SA aboutit à un export Crésus et un ZIP (01_2026-01-15_Swisscom_….pdf, 03_2026-02-03_Aligro_….pdf…). Dossier prêt à importer ou à transmettre — après votre validation des écritures.
Remise fiduciaire (Zurich) — un mandat, un ZIP
Au lieu d’un Drive désordonné, la fiduciaire reçoit pièces numérotées + fichier d’écritures aligné. Elle garde l’ERP et la responsabilité ; Cortex a seulement organisé l’amont.
Indépendant (Tessin) — archive NAS avant purge
Après export Banana/CSV, l’indépendant télécharge le ZIP et l’archive sur son NAS. Cortex purge les PDF sources sous ~48 h — la conservation légale est chez lui.
Dossier incomplet vs dossier prêt
| Dossier incomplet | Cortex — Dossier prêt | |
|---|---|---|
| Pièces | Écritures exportées, pièces encore en vrac | Pièces structurées et écritures alignées |
| Transmission | Pas de ZIP cohérent pour la fiduciaire | ZIP numéroté aligné sur la numérotation des exports |
| Export | Export isolé sans contexte documentaire | Export ERP et ZIP de pièces réunis dans un même dossier |
| Conservation | Reconstitution en urgence en fin de trimestre | Dossier prêt à archiver chez vous en continu |
| Responsabilité | Aucune validation formalisée | Dossier validé par vous avant remise — pas automatiquement |
Contenu d’un dossier prêt Cortex
| Élément | Rôle | Où il vit ensuite |
|---|---|---|
| Pièces PDF numérotées | Justificatifs exploitables | ZIP chez vous / fiduciaire |
| Écritures validées par vous | Journal proposé puis accepté | Export vers Crésus, WinBiz, Abacus… |
| Fichier d’export ERP | Import dans votre logiciel | Votre ERP (référence comptable) |
| Sources sur Cortex | Traitement éphémère | Purge ~48 h — pas d’archive 10 ans |
Où aller selon votre intention
| Vous cherchez… | Page Cortex |
|---|---|
| Le cadre produit (pilier) | /comptabilite-organisee |
| Les pièces structurées | /pieces-comptables-structurees |
| Les écritures contrôlées | /ecritures-controlees |
| La lecture OCR (≠ dossier) | /ocr-comptable |
| Les intégrations ERP | /integrations |
| Une démo guidée | /demo |
Dossier prêt ≠ dossier validé par la machine
- Résultat de votre validation — Un dossier prêt est le fruit des piliers 1 et 2 : pièces structurées + écritures que vous avez validées. Cortex n’appose pas de « validé automatiquement ».
- ERP inchangé — Crésus, WinBiz, Abacus, Sage, Banana restent vos outils de référence. Cortex alimente via export — il ne remplace pas l’ERP.
- Conservation chez vous — Obligations d’archivage (souvent évoquées autour de 10 ans en Suisse) : archivez ZIP et export hors Cortex. Le produit purge les PDF sources rapidement — jamais une promesse de stockage Cortex.
FAQ — dossier comptable prêt
Qu’est-ce qu’un dossier comptable prêt ?
Un ensemble cohérent : pièces structurées, écritures proposées et contrôlées validées par vous, export ERP et ZIP — prêt à transmettre, exporter ou conserver chez vous.
En quoi un dossier prêt diffère-t-il de l’OCR ?
L’OCR (/ocr-comptable) lit des documents. Un dossier prêt réunit pièces numérotées + écritures que vous avez validées + export + ZIP. Lire ≠ remettre un dossier exploitable.
Puis-je télécharger un ZIP de pièces numérotées ?
Oui — ZIP de PDF renommés et numérotés, aligné sur la numérotation des exports. À archiver chez vous (NAS, GED) ou chez votre fiduciaire.
Cortex remplace-t-il Crésus, WinBiz ou Abacus ?
Non. Cortex alimente ces logiciels via export natif. Votre ERP reste l’outil comptable de référence.
Comment transmettre le dossier à ma fiduciaire ?
Exportez les écritures et le ZIP. Elle reçoit un dossier structuré par mandat — pièces et écritures alignées — sans que Cortex ne la remplace.
Le dossier est-il « validé automatiquement » une fois exporté ?
Non. L’export ne sort que des écritures que vous avez validées. Le dossier prêt matérialise votre décision, pas une validation machine.
Cortex conserve-t-il mon dossier 10 ans ?
Non. Cortex purge les PDF sources sous ~48 h. La durée de conservation légale est une obligation hors produit — archivez chez vous ou chez votre fiduciaire.
Que deviennent mes documents après export ?
Les PDF sources sont purgés côté Cortex sous environ 48 h. Téléchargez export et ZIP avant purge — voir aussi /demo pour un parcours guidé.
Voir un dossier prêt à transmettre
Démo dossier Alpine · Cadre produit : Comptabilité Organisée