So behandeln wir Ihre Daten.
Welche Daten Cortex zur Vorbereitung Ihrer Dossiers nutzt, welche technischen Anbieter beteiligt sind, wie lange sie bleiben und wie Sie Ihre Rechte ausüben.
1. Ihre Ansprechstelle
Cortex-Compta ist Ihre Ansprechstelle für den Betrieb des Dienstes und für Anfragen zu Daten. Kontakt: admin@cortex-compta.ch — Rue de la Filature 17, 1227 Carouge, Schweiz.
Wenn Sie Belege Ihrer Mandanten verarbeiten, brauchen Sie deren Ermächtigung und klare Rollen. Fragen Sie die vertraglichen Angaben zum Processing, bevor Sie besonders geschützte Daten anvertrauen.
2. Welche Daten betroffen sind
Der Dienst nutzt Kontodaten, hinterlegte Belege und die Angaben, die zu ihrer Vorbereitung nötig sind. Ausgelesene Daten können eine Person oder eine Firma identifizieren: sie sind nicht automatisch anonym.
- Konto: Identität, E-Mail, Einstellungen und Zugriffsrechte.
- Dossier: Dateien, Bilder, gelesener Text, Lieferanten, Kunden, Beträge, Daten, Referenzen und Vorschläge.
- Nutzung: Läufe, Verbrauch, Exporte und technische Ereignisse für den Betrieb.
- Beziehung: Supportnachrichten und Angaben zum Abonnement.
3. Wozu diese Daten dienen
Die Daten dienen der Dokumentenvorbereitung, der Konto- und Aboverwaltung, der Sicherheit, der Störungsbehebung und der Beantwortung Ihrer Anfragen.
Verarbeitungen, die für den Dienst nötig sind, stehen in der vertraglichen Beziehung. Andere können einer gesetzlichen Pflicht folgen oder, wo nötig, Ihrer Einwilligung. Übermitteln Sie nur, was das Dossier braucht.
4. Anbieter und Verarbeitungsorte
Server, Dateien und Datenbank von Cortex stehen bei Infomaniak in Genf (Schweiz). Für die Verarbeitung der Belege nutzt Cortex zudem Google Cloud Vision für das OCR (Zugangspunkt Zürich), die DeepL API für die Übersetzung (Verarbeitung in der Schweiz) und Microsoft Azure für das Sprachmodell (Region Switzerland North, Zürich), das bei rund 15 % der Verarbeitung mitwirkt. Die Belege werden von diesen vier Auftragsbearbeitern in der Schweiz bearbeitet.
Zahlung, E-Mail und Fehlerverfolgung laufen über andere Anbieter: Stripe für Abonnements, Brevo für transaktionale E-Mails und Sentry für technische Fehler, wenn diese Konfiguration aktiv ist. Für diese drei Anbieter bleiben Länder und Vertragsklauseln zu bestätigen. Schreiben Sie uns, bevor Sie Daten hinterlegen, wenn der Ort Ihre Entscheidung bestimmt.
Anbieter im Dienst sind kein Sharing zu Werbezwecken. Daten können auch mitgeteilt werden, wenn das Gesetz es verlangt.
5. Aufbewahrung: mehrere Kategorien, mehrere Fristen
Quell-PDFs und -Bilder der Belege sowie das Export-PDF-ZIP werden nach 48 h gelöscht. Journale, Excel-Dateien und extrahierte Daten bleiben herunterladbar. Diese Frist ist eine Wahl von Cortex, keine allgemeine DSGVO-Pflicht.
Buchungen und extrahierte Daten werden nicht mit den Quellen gelöscht: Sie bleiben für berechtigte Nutzer verfügbar, solange das Konto besteht. Einsicht und Export dieser Daten bleiben nach Ende des Abos kostenlos zugänglich, solange das Konto besteht.
Auf der Seite Einstellungen können Sie Ihr Konto jederzeit löschen. Ihre Daten werden dann sofort gelöscht: Sie haben keinen Zugriff mehr auf Ihre Exporte. Laden Sie diese vorher herunter. Angaben zu Rechnung, Sicherheit oder gesetzlichen Pflichten können getrennt bleiben. Fragen Sie uns nach den geltenden Fristen.
Cortex ersetzt Ihre gesetzliche Archivierung nicht. Bewahren Sie Belege und Exporte nach Ihren Pflichten auf.
6. Schutzmassnahmen
Der Zugang zu den Dossiers beruht auf Authentifizierung, Nutzerrechten und getrennten Räumen. Passwörter liegen gehasht. Die Verbindung nutzt HTTPS.
Schützen Sie Ihre Zugangsdaten, nutzen Sie die angebotenen Sicherungsmittel und prüfen Sie die Zugriffe Ihres Teams. Keine Massnahme garantiert die vollständige Abwesenheit eines Vorfalls.
7. Cookies und Nutzungsmessung
Site und Anwendung brauchen Mechanismen für Session, Sicherheit und Ihre Präferenzen. Diese Mechanismen fallen nicht unter das Audience-Banner.
Google Analytics 4 wird erst nach einer ausdrücklichen Zustimmung geladen. Solange Sie nicht entschieden haben oder ablehnen, ruft der Browser googletagmanager.com nicht auf und sendet kein Messereignis an unseren Relais. Sie können zustimmen, ablehnen und die Wahl später auf dieser Seite oder im Banner ändern.
Eine Sprachpräferenz, die Messungswahl oder ein Zuordnungscode kann im lokalen Speicher des Browsers bleiben. Die technische Fehlerüberwachung (Sentry) hängt von der Dienstkonfiguration ab und ist keine Audience-Messung. Fragen Sie uns nach Fristen, die hier noch nicht stehen.
8. Ihre Rechte und Anfragen
Nach geltendem Recht, namentlich dem Schweizer Datenschutzgesetz und der DSGVO wo sie gilt, können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung oder, in den vorgesehenen Fällen, Herausgabe oder Übertragung verlangen.
Sie können auch Widerspruch einlegen oder eine Einwilligung widerrufen, wo diese Rechte gelten. Manche Daten müssen wegen gesetzlicher Pflichten bleiben.
Schreiben Sie an admin@cortex-compta.ch und präzisieren Sie Ihr Anliegen. Angaben zur Identitätsprüfung können nötig sein. Sie können sich an die zuständige Datenschutzbehörde wenden.
Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter
9. Änderungen dieser Erklärung
Diese Erklärung wird angepasst, wenn der Dienst oder die Verarbeitungsbedingungen sich ändern. Änderungen, die das Vertragsverhältnis betreffen, werden angemessen mitgeteilt. Fassung vom 30. Oktober 2026.